98. Je možné uznat jako způsobilý výdaj Audit účetnictví za rok 2009 a nárokovat si ho v následující 6. etapě? Datum úhrady výdaje byl 12.5.2010, proto ho chceme zahrnout do aktuální monitorovací etapy.
Odpověď:
Audit účetnictví je uznatelný pouze v případě, že je ze zákona povinný. Pokud pro Vás jako pro poskytovatele sociálních služeb zákonná povinnost neexistuje, jedná se o neuznatelný výdaj.
97. V návaznosti na e-mail, týkající se změn 7 příruček z desatera OP LZZ, ze dne 2.6.2010 se ptám, zda den platnosti změn, tedy 31.5.2010 se vztahuje rovněž na aktualizované verze požadovaných příloh monitorovací zprávy, jinými slovy, zda výkazy práce a výkazy mzdových nákladů za měsíc květen 2010, které již (=2.6.) máme v organizaci vyplněny dle předchozí platné verze, mají být vyplněny znovu podle verze "platné od 31.5.2010", či mají být nové vzory příloh aplikovány až od června 2010?
Odpověď:
Nové příručky jsou účinné od 31. 5. 2010. Nicméně přílohy k monitorovací zprávě v příručkách nejsou pro poskytovatele směrodatné. Pro poskytovatele jsou závazné přílohy zveřejněné na stránkách www.kr-jihomoravsky.cz. K 31. 5. 2010 pro poskytovatele k žádné změně vzoru monitorovací zprávy nebo jejich příloh nedošlo.
96. Ve zveřejněném vyjádření k žádosti o stanovisko MPSV týkajícího se uznatelnosti pátého týdne dovolené je uvedeno: "... vzhledem k tomu, že poskytovatelé jsou v projektu uvedeni jako dodavatelé poskytované služby, nejsou jejich provozní náklady kontrolovány přímo MPSV..." = znamená to, že bude pátý týden uznatelným výdajem? Pokud MPSV neřeší provozní výdaje dodavatelů, budou uznány i jiné "problematické" výdaje dodavatelů/poskytovatelů jako jsou např. školení dle zákona o soc. službách, apod?
Odpověď:
Pokud výdaje dodavatelů a subdodavatelů nebudou kontrolovány přímo z MPSV, neznamená to, že se uvedené výdaje považují za způsobilé. Pokud jste zavázáni metodikou, ve které je stanoven pátý týden dovolené jako nezpůsobilý výdaj, jedná se samozřejmě o výdaj nezpůsobilý, a to do té doby, než bude upravena smlouva, která vás k této metodice zavazuje (tj. do doby, než se dodatkem ke smlouvě "umožní" tyto výdaje čerpat jako způsobilé). Jste sice dodavatelé, ale za určitých podmínek, které samozřejmě musíme respektovat.
95. Na základě dotazu č. 92 se chci dále zeptat, zda všechny stránky výroční zprávy musí být označeny minimem publicity (logo a věta)?
Odpověď:
Všechny strany výroční zprávy nemusí být označeny dle pravidel publicity. Poskytovatel je povinen zajišťovat publicitu projektu v souladu s Manuálem pro publicitu OP LZZ, a to tak, že při všech formách jeho propagace uvede skutečnost, že jde o projekt, který je spolufinancován z Evropského sociálního fondu a státního rozpočtu České republiky, a dále pak logo Evropského sociálního fondu, "Evropský sociální fond v ČR", logo Evropské unie s textem „Evropská unie", logo Operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost, motto"Podporujeme Vaši budoucnost", odkaz na webové stránky ESF www.esfcr.cz. Výše uvedené údaje musí být uvedeny na první straně tištěných materiálů.
94. doplněk
Dotaz byl pravděpodobně nesrozumitelně formulován, nejedná se o supervizi. Jedná se spíše o týmový výjezdní seminář(workshop) mimo zařízení zaměřený na praktickou tvorbu, revizi, aktualizaci a strategický plán činností pro zajištění sociální služby.
Odpověď:
Finanční prostředky poskytnuté v rámci IP jsou určené na zajištění konkrétní sociální služby v rozsahu jejich základních činností dle zákona č. 108/2006 Sb., o sociálních službách, ve znění pozdějších předpisů. Plánování sociální služby je běžná součást každodenní práce a nevyžaduje výjezdní seminář pracovníků. Aktualizaci a revizi sociální služby lze zabezpečit přímo na pracovišti.
94. V rámci IP JMK zajišťujeme jako subdodavatelé službu sociální rehabilitaci, je to naše jediná registrovaná služba, tudíž jsme plně financovaní z IP. Na květen máme v plánu dvoudenní výjezdní audit poskytování služby sociální rehabilitace, tato položka byla schválena i v předloženém rozpočtu. Je uznatelným nákladem, lektorné a cestovné 2 odborných konzultantů, ubytování na 1 noc pro tým (cca 12 lidí), cestovné a stravné pro zaměstnance?
Odpověď:
Z dotazu jak je postaven, by se dalo usuzovat, že se nejedná o audit, ale spíše o supervizi, která je nezpůsobilým výdajem (mimo supervize pro pracovníky v přímé péči s klienty).
93. Patří do uznatelných nákladů náklady (doprava, ubytování, strava) na dvoudenní výjezdní jednání (v Čechách, na Slovensku), které je věnováno hodnocení, revizi, obnově a zavádění standardů, školení (např. školení 1. pomoci), týmové spolupráci a prevenci syndromu vyhoření. Pobyt je společný pro klienty i pro pracovníky.
Odpověď:
Pokud obsahově není součástí služby (základních činností dle zák.108/2006 Sb.) není uznatelným výdajem.
92. Jakým způsobem jsme povinni o realizované zakázce referovat v celostátní výroční zprávě Tyfloservisu za rok 2009? Požadujete zveřejnění log k zakázce, názvu zakázky, názvu krajského projektu a registračního čísla krajského projektu, zveřejnění časového určení zakázky a dalších informací? Prosím, uveďte jakých? Požadujete autorizaci textu?
Odpověď:
Nikde není stanoven způsob, jak přesně informovat o účasti v projektu. Za konkrétní formu propagace si každý poskytovatel odpovídá sám a je na něm, aby dostatečným způsobem naplnil publicitu. Proto Jihomoravský kraj nepožaduje autorizaci textu. V případě uvádění informace o financování sociální služby v rámci projektu ve výroční zprávě je nutné postupovat dle pravidel obsažených v uzavřené smlouvě s Jihomoravským krajem a zejména v souladu s Manuálem pro publicitu OP LZZ. Tyto pravidla je nutné dodržovat při všech formách propagace sociální služby financované v rámci projektu. Ideální je přesné označení názvu projektu a jeho registračního čísla, uvedení povinného minima publicity, případně uvedení dalších informací, které považujete za potřebné (např. druh a rozsah sociální služby, název a číslo smlouvy, období financování v rámci projektu atd.).
91. V případě, že se některá z aktivit realizuje skupinově, počítá se intervence násobně dle počtu klientů? Nebo jako jedna intervence sociálního pracovníky směřována k cílové skupině?
Odpověď:
V případě skupinových intervencí se intervence započítává dle počtu uživatelů, kteří se příslušné intervence zúčastnili.
90. V rámci velké kapacitní tabulky je možné uvádět počet klientů dle počtu podpor, které od poskytovatele obdrželi?
Odpověď:
V rámci velké kapacitní tabulky se vykazují skutečné intervence, kontakty atd.
89. V novém vzoru monitorovací zprávy je nutné uvádět:
a) počet podpořených osob v rámci projektu 2009-2011: jedná se o kumulativní počet klientů (prvokontaktů) od počátku realizace projektu, tudíž nyní počet klientů od ledna 2009 do března 2010, toto rozdělit na muže a ženy,
b) počet podpořených osob v roce 2009: započítávají se klienti (prvokontakty), se kterými jste pracovali v roce 2009.
c) počet podpořených osob v roce 2010: započítávají se klienti, se kterými v roce 2010 pracujeme a je možné započítat i ty, kteří „přecházejí“ z roku 2009, tzn. bude to počet klientů, kteří byli aktivní k 31.12.2009 plus všichni noví klienti z roku 2010 (do března 2010),
d) počet podpořených osob v roce 2011: zatím nevyplňujeme...
Ve kterém údaji se objeví náš kvalifikovaný odhad počtu klientů, kteří spolupracují i v rámci jiných služeb zapojených do IP JMK?
Odpověď:
a) ANO, u počtu podpořených osob v rámci projektu 2009-2011 se uvádí počet prvokontaktů od počátku realizace projektu, tudíž nyní počet prvokontaktů od ledna 2009 do března 2010 a tyto je nutné rozdělit na muže a ženy.
b) ANO, u počtu podpořených osob v roce 2009 se uvádí počet prvokontaktů za rok 2009, tj. od 1. 1. 2009 do 31. 12. 2009
c) NE, u počtu podpořených osob v roce 2010 se uvádí počet prvokontaktů za rok 2010, tj. od 1. 1. 2010 do 31. 12. 2010, kdy tyto prvokontakty se počítají znovu z nulové výchozí hodnoty od 1. 1. 2010. V případě, že dojde k novému kontaktu s uživatelem v průběhu roku 2010, lze tuto osobu znovu jedenkrát započítat jako podpořenou osobu v roce 2010, i když byla započítána v počtu podpořených osob v roce 2009. Nelze však automaticky započítat uživatele „přecházející“ z roku 2009 (aktivní k 31. 12. 2009). Tyto uživatele je možné započítat až ve chvíli, kdy jim budete poskytovat sociální službu. Nezáleží na tom, zda má s vámi příslušný uživatel uzavřenou smlouvu, ale zda mu v daném roce službu skutečně poskytnete.
d) ANO, počet podpořených osob v roce 2011 zatím nevyplňujete. V roce 2011 budete postupovat analogicky jako u odpovědi c).
Součet podpořených osob v roce 2009, v roce 2010 a v roce 2011 se nebude rovnat hodnotě u počtu podpořených osob v rámci projektu 2009-2011, neboť systém započítání podpořených osob je u obou způsobů vykazování odlišný s tím, že v jednom případě se vždy výchozí hodnota začátkem roku vynuluje a v druhém případě se sčítají prvokontakty za celý projekt. Součet hodnot muži a ženy se musí rovnat hodnotě u počtu podpořených osob v rámci projektu 2009-2011. Kvalifikovaný odhad se projeví u monitorovacího indikátoru, tj. u počtu podpořených osob v rámci projektu 2009-2011. Ke kvalifikovanému odhadu je nutné připojit stručný komentář se zdůvodněním.
88. Co se rozumí posledním odstavcem z Metodiky způsobilých výdajů OP LZZ na str. 9 – náhrada mzdy za dovolenou. Dále cituji: „Stejně tak je nutné toto zohlednit u náhrady mzdy nebo platu“ – dále se sice v textu jedná o náhradu mzdy za nevyčerpanou dovolenou, která přesahuje 4 týdny, ale princip by tedy měl být stejný jak u náhrady za čerpanou, tak za nečerpanou dovolenou. Jak je to tedy správně?
Odpověď:
Způsobilý výdaj projektu je pouze náhrada za dovolenou čerpanou a nečerpanou v rozsahu týdnů, které jsou ze zákona povinné, nikoliv povolené. K tomu dále platí, že se tato dovolená musí vztahovat v poměru k úvazku a době realizace projektu.
Příklad : pokud má někdo 0,5 úvazek, je mu proplácena dovolená 0,5, dále pokud na projektu koná práci pouze 6 měsíců, má nárok na dovolenou ve vztahu k poměru 6 měsíců (tj. polovina nároku na dovolenou). Pokud takový zaměstnanec nevyčerpá tuto polovinu dovolené, pak má nárok na náhradu za nečerpanou dovolenou, která mu bude proplacena.
87. Organizace poskytuje dovolenou v délce 5 týdnů. V zákoníku práce je uvedeno, že pracovník má nárok na 4 týdny dovolené. Je tento 1 týden navíc uznatelným výdajem (pokud pracovník nespadá do vymezené skupiny uvedené v § 109 odst. 3 zákoníku práce)?
Odpověď:
Platí, že co není ze zákona povinné, pouze povolené, není způsobilý výdaj. Pokud tedy zákon neukládá tomu pracovníkovi rovnou nárok na 5 týdnů dovolené, pouze na 4 týdny, není způsobilým nákladem 5. týden dovolené.
86. V nových pracovních výkazech je kolonka Počet odpracovaných hodin u zaměstnavatele, dále - z toho pro projekt. V případě, že má jeden zaměstnanec u jednoho zaměstnavatele 1 pracovní smlouvu a dohodu o provedení práce nebo dohodu o pracovní činnosti, bude v této kolonce Počet odpracovaných hodin u zaměstnavatele součet hodin za pracovní smlouvu a za DPP či za DPČ? V případě, že má se zaměstnavatelem více pracovních smluv, bude ve sloupci Počet odpracovaných hodin u zaměstnavatele součet úvazků všech pracovních smluv nebo vždy pouze 1 pracovní smlouva?
Odpověď:
V případě, že zaměstnanec má uzavřených více pracovně právních vztahů, bude vykazovat pracovní výkaz zvlášť za každý uzavřený pracovně právní vztah. Pokud bude mít pracovník uzavřenou pracovní smlouvu a současně DPP popř. DPČ, a pro projekt bude pouze DPP popř. DPČ, bude do výkazu uvádět pouze hodiny za projekt, tj. DPP, popř. DPČ. Pracovní výkaz musí vždy odpovídat uzavřené smlouvě. Nesmí se sčítat více pracovně právních vztahů dohromady.
85. Jak vykazovat v pracovním výkazu návštěvu lékaře (na propustku). Můžeme do výkonu činnosti psát návštěvu lékaře? Nebo to máme psát do kolonky placená pracovní neschopnost?
Odpověď:
V pracovním výkaze návštěvu u lékaře nevykazujete, tato se projeví pouze ve mzdovém listě jako překážka ze strany zaměstnance. V případě částečného úvazku pro projekt můžete využít toho, že v projektu vykážete pouze skutečně odpracované hodiny.
84. Vstupní prohlídka, výpis z rejstříku trestů – jedná se o jiné osobní náklady?
Odpověď:
Vstupní prohlídka je osobním nákladem, výpis z rejstříku trestů je nezpůsobilý výdaj.
83. Stravenky, které jsou poskytovány přímo klientům, jsou výdaji způsobilými? Pokud ano, jak doložit výdaj, když skutečný výdaj vzniká nákupem ceniny?
Odpověď:
Obecně lze říci, že je vedena nějaká vnitřní evidence příjmů a výdajů cenin a toto včetně dokladu o původním nákupu (třeba na několik měsíců) může být prokazatelným dokladem. Prokážete to nějakým interním dokladem, který v organizaci slouží k záznamu tohoto výdaje. Třeba měsíční závěrka cenin, kde bude uvedeno, že dle přiloženého seznamu osob bylo klientům proti podpisu a dle vnitřní směrnice předáno … počet kusů stravenek.
82. Běžný materiál – nejen kancelářský, ale provozní - úklidové prostředky, ochr. pomůcky…vše do kapitoly 04 – Místní kancelář, a dále nájmy, energie i za prostory, kde se služby poskytují, nejen kancelář jako místo, kde se zpracovávají materiály k projektu?
Odpověď:
Do kapitoly 04 – Místní kancelář se uvádějí režijní a administrativní výdaje. Nájem a energie ve vztahu k poskytovaným službám je v kapitole 05 – Služby.
81. V soupisce dokladů jsou výdaje za dané období, ale v případě nákladů zaplacených dopředu – např. nájem, který je placen v prosinci 2008 na půl roku, lze rozpočítat na jednotlivé měsíce do projektu, tj. leden až květen poměrnou částí, ale skutečný výdaj byl v prosinci 2008 - lze dát do projektu?
Odpověď:
Jelikož se jedná o individuální projekt, tak máte možnost dát do nákladů projektu i nájemné placené předem, jelikož se vztahuje k danému období. (Uvedeno v příručce D5 Metodika způsobilých výdajů – 1 Obecná pravidla způsobilosti výdajů).
80. Opravy zařízení a vybavení, které bylo pořízeno před začátkem projektu (ale bylo by uznatelným výdajem projektu, pokud by bylo pořízeno z projektu), není uznatelným výdajem projektu v žádném případě? Ani běžná oprava a údržba – PC, kopírka….
Odpověď:
Běžná oprava kopírky nebo PC, se zdůvodněním, že sice nebylo nakoupeno z projektu, ale pro projekt je používáno na 100 %, lze uhradit, ale cena musí být obvyklá, rentabilní. V případě, že oprava by převýšila cenu nového zařízení, je lepší samozřejmě zakoupit nové.
79. Opravy a údržba: oprava místnosti pro klienty.
Odpověď:
Pokud opravenou místnost používá i k jiným účelům, musí do nákladů projektu zahrnout pouze poměrnou část, opravu lze udělat v následující platbě a řádně vysvětlit.
78. Náhrady v době nemoci – náklady zaměstnavatele – pokud má pracovník úvazek např. 0,2, lze do mzdových nákladů dát podíl náhrad ve výši 20 %?
Odpověď:
Výše náhrady mzdy musí odpovídat zákonu, náklad zaměstnavatele v projektu je jen ta část připadající na danou výši úvazku. Je-li úvazek 0,2, pak náhrada mzdy může být v projektu zahrnuta jako náklad poměrem 20 %.
77. Dovolená – čerpání dovolené v době projektu, ale jedná se o loňskou nedočerpanou dovolenou, není v tom problém?
Odpověď:
Z rozpisu mezd není poznat, zda konkrétní pracovník čerpá dovolenou z loňského roku. Bude se sledovat jeho úvazek a k úvazku poměr dovolené za dané období, tzn. pokud někdo v projektu bude na celý úvazek ale jen 6 měsíců, lze do projektu zahrnout pouze polovinu dovolené připadající na člověka na jeden rok.
76. Problém, který může nastat s vyplňováním měsíčních pracovních výkazů. Pracovník má pohyblivou pracovní dobu, což znamená, že pro poskytovatele musí vykazovat odpracovanou dobu v čtyřtýdenních cyklech (160 hod. za čtyři týdny). Tento cyklus většinou končí někdy v průběhu měsíce a je tedy komplikované vykazovat současně úvazek odpracovaný v rámci kalendářního měsíce a úvazek odpracovaný v rámci čtyřtýdenního cyklu. Další komplikace nastává s víkendovými volnočasovými aktivitami, za jejichž vedení si pracovníci vybírají náhradní volno. Pokud tyto aktivity proběhnou na konci měsíce nebo na konci čtvrtletí, musí pracovník vykázat v jednom měsíci přesčas a v dalším měsíci, ve kterém si vybere náhradní volno, mu budou hodiny scházet. Je tedy možné, aby pracovníci vykazovali úvazkem daný počet odpracovaných hodin v rámci ročního, nebo alespoň čtvrtletního období, takže v některých měsíčních výkazech by měli práci přesčas a v jiných by jim hodiny scházely?
Odpověď:
Pro řešení vykazování pracovní doby je určitě v rámci Vaší organizace zpracována a schválena interní směrnice. Pro praxi projektu je každý pracovník povinen vykazovat denní příchod a odchod z pracoviště, pro praxi projektu je mj. vykazována pracovní doba na měsíčním výkazu práce (tj. od 1 v měsíci a posledního dne a to s ohledem na vyplácenou měsíční mzdu. Odpracovaná doba ve čtyřtýdenních cyklech (160 hod. za čtyři týdny) slouží pro evidenci docházky zaměstnavateli a naplnění ZP. Povolování, vykazování přesčasů a jejich vybírání je v gesci zaměstnavatele. Vykazování přesčasů lze uvést v poznámkách měsíčního výkazu práce a zároveň zmínkou v průběžné čtvrtletní zprávě.
75. Ohledně výpočtu mzdových nákladů v případě nemoci. Pracovník se podílí na projektu úvazkem 0,2 tj. 32 hodin měsíčně. Je v pracovní neschopnosti 14 dnů, celkem za měsíc odpracoval 40 hodin. Jakým poměrem krátit odvod sociálního pojištění?
Odpověď:
Je- li pracovník v pracovní neschopnosti, nenáleží mu plat, tudíž se za dobu nemoci neodvádí soc. ani zdav.pojištění. Plat náleží jen za skutečně odpracované dny, a za tyto se odvádí soc. a zdrav.pojištění.
74. Klienti soc. terapeutické dílny v rámci nácviku pracovních dovedností vytváří i různé výrobky např.z keramiky, potiskují trička a pod. Jak je možné s těmito výrobky naložit? Je možné je darovat klientům či darovat v rámci propagace? Mohou se i prodat ?
Odpověď:
Výrobky lze darovat v rámci různých akcí.
73. Jak lze stanovit předpokládanou hodnotu veřejné zakázky na služby?
Odpově:
Dle pravidel jako u veřejných zakázek na dodávky.
72. Jak lze stanovit předpokládanou hodnotu veřejné zakázky na dodávky?
Odpověď:
smlouva na dobu určitou = předpokládaná výše celkového peněžitého závazku zadavatele za dobu účinnosti smlouvy na dodávky (bez ohledu na délku doby trvání smlouvy),
smlouva na dobu neurčitou nebo na dobu, jejíž trvání nelze přesně vymezit = předpokládaná výše celkového peněžitého závazku zadavatele za 48 měsíců,
v závislosti na tom, na jakou dobu je uzavírána smlouva na realizaci veřejné zakázky,
smlouva na opakující se nebo trvající dodávky = skutečná cena uhrazená zadavatelem za dodávky stejného či podobného druhu během předcházejících 12 měsíců + postup v návaznosti na dobu, na jakou je smlouva uzavírána.
71. Časté dotazy, se kterými se na nás obracíte, se týkají určení předpokládané hodnoty veřejné zakázky. Jakým způsobem se má správně postupovat při určení předpokládané hodnoty veřejné zakázky?
Odpověď:
Každý zadavatel je povinen před zahájením zadávacího řízení stanovit předpokládanou hodnotu veřejné zakázky, kterou se rozumí předpokládaná výše peněžitého závazku, která pro zadavatele vyplývá z plnění veřejné zakázky. To lze udělat na základě údajů a informací o zakázkách stejného či podobného předmětu plnění nebo na základě průzkumu trhu. V případě, že veřejná zakázka je rozdělena na části, je pro stanovení předpokládané hodnoty rozhodující součet předpokládaných hodnot všech jednotlivých částí veřejné zakázky. Zadavatel nesmí rozdělit předmět jedné veřejné zakázky tak, aby tím došlo ke snížení předpokládané hodnoty pod stanovené finanční limity.
Při stanovení předpokládané hodnoty je zadavatel povinen sečíst předpokládané hodnoty obdobných, spolu souvisejících dodávek či služeb, které hodlá pořídit v průběhu účetního období. Tato povinnost v případě dodávek (nikoli služeb) neplatí pro dodávky, jejichž jednotková cena je v průběhu účetního období proměnlivá a zadavatel tyto dodávky pořizuje opakovaně podle svých aktuálních potřeb. Zadavatel je však povinen vždy dodržet zásady transparentnosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace. Pro stanovení předpokládané hodnoty veřejné zakázky je vždy rozhodná cena bez daně z přidané hodnoty.
70. Jak se do výkazu (pracovní výkaz) má uvést ošetřování člena rodiny? Formulář nabízí jen dovolenou nebo pracovní neschopnost.
Odpověď:
Celé ošetřovné od prvního dne vyplácí ČSSZ, takže peníze jdou přímo na účet zaměstnance, mimo mzdy. Výše ošetřovného se tím pádem nikam nepromítne. Lze ho tedy uvádět pouze jako informativní údaj ve sloupci Popis vykonaných aktivit jako Ošetřovné, bez hodin.
1. Chtěla bych se u Vás informovat na dvě věci kolem uznávání výdajů: Je možné uplatnit výdaj na nákup regálů na materiál, nebo se jedná o nábytek? Druhá věc, jak máme správně postupovat, pokud bychom chtěli uplatnit odpisy pořízeného hmotného majetku, který se týká činnosti služby sociálně terapeutické dílny v hodnotě cca 200 000,- Kč
Odpověď:
Co se týká výdajů za regály – ty mají povahu nábytku, tudíž nejsou v rámci IP uznatelné. Pokud jste si mimo projekt pořídili hmotný majetek, který využíváte pro zajištění sociální služby, odpisy jsou uznatelným nákladem projektu, ale pouze v poměrné části, pro kterou je majetek v rámci projektu využíván. Postup stanovuje zákon č. 561/1991 Sb. o účetnictví, ve znění pozdějších přepisů. Postup rozúčtování částky odpisů, prosím, přiložte minimálně k první relevantní monitorovací zprávě pro kontrolu správnosti spolu s odůvodněním.
2. Děláme pro nevidomé děti letní tábory (3 týdny). Řadili jsme to do rehabilitace, ale financování těchto táborů nebudeme hradit z peněz IP (máme na to finanční zdroje). Ale na tábor jezdí také někteří naši pracovníci, jejichž mzdy hradíme z IP. Jakým způsobem má proběhnout vykázání služby? Je lepší tam ty tábory do IP - rehabilitace nedávat, když výdaje jsou hrazené z jiných zdrojů? Ale co psát do výkazu práce těm pracovníkům, kteří tam na táborech budou? Je tam lepší neuvádět, že byli na těch táborech? Anebo tam psát, že byli na táborech, ale to asi vše muselo být na formulářích IP?
Odpověď:
Samozřejmé je, že pokud tábory nebudete hradit z IP nemůžete je zahrnout do monitorovací zprávy. Pokud není tábor z jakéhokoli důvodu uznatelný (např. jak píšete máte jiné finanční zdroje či tuto službu nemáte uvedenou v registraci), není možné nárokovat ani mzdy pracovníků, kteří se tábora zúčastní. V takovém případě nemůžete mít v pracovních listech uvedeno, že se tábora účastnili a náklady, resp. výdaje se nemohou promítnout ani do přílohy Rozpis mzdových nákladů.
3. Dobrý den, prosím Vás o Váš názor na hlavičkový papír, který chceme používat v rámci IP projektů. Rádi bychom to měli správně v rámci publicity. Přikládám v příloze.
Odpověď:
Na pracovní schůzce ze dne 8. 6. 09 jste byli podrobně informováni o zajištění publicity. Pokud však publicitu zajišťujete na barevném podkladu, je nutné postupovat dle http://www.esfcr.cz/file/7311/, str. 27. Navíc je na první pohled zřejmé, že Vaše logo je větší, resp. vyšší, než loga povinného minima publicity, proto prosím Vaše údaje vhodně upravte.
4. Obracím se s dotazem, jak správně vyplnit přílohu č.3 Přehled čerpání způsobilých výdajů. Do sloupce Platný rozpočet schválený či upravený příjemcem při vyúčtování za duben - červen 2009 uvádět součet rozpočtů na I. a II.Q ? Nebo celkový 3letý rozpočet na službu ? Nevím, zda tedy tato tabulka poskytuje přehled procentuálního plnění ve vztahu k celkovému rozpočtu služby nebo k rozpočtu za rok či aktuální čtvrtletí.
Odpověď:
Do kolonky Platný rozpočet patří částka na celé tři roky, do kolonky Dosud prokázané výdaje jsou výdaje za 1. čtvrtletí, do kolonky Prokazované výdaje jsou výdaje za 2. čtvrtletí, resp. to, které právě prokazujete. Tato tabulka umožní pohodlně sledovat čerpání za celou realizaci projektu a hlídá nepřekročení rozpočtu.
5. Platíme koncesionářský poplatek za televizi na azyl. bydlení, není k tomu faktura, platíme čtvrtletně jednou částkou společně za město, měst. policii, DPS, a azyl. bydlení. Stačí náš vnitřní doklad, kde je náš rozpis za konkrétní střediska?
Odpověď:
Ano.
6. Azylové bydlení je v budově DPS - platíme zálohu na plyn měsíčně jednou částkou za celou budovu. Máme svou vnitřní směrnici, kde je stanoven měsíční paušál za plyn pro azyl. bydlení. Zúčtování těchto záloh je provedeno až v následujícím roce. Je takový výdaj uznatelný?
Odpověď:
Ano, k soupisce doložte rozúčtování.
7. Podobně je to s vodou - hradí se faktura za skutečnou spotřebu celé budovy DPS za období leden - duben, květen - prosinec je účtován v lednu následujícího roku. Také zde je vnitřní směrnicí stanoven měsíční paušál pro azylové bydlení. Je takový výdaj uznatelný?
Odpověď:
Ano, k soupisce doložte rozúčtování.
8. Do tabulky "Vykazování údajů o službě" příloha č.6 - rozpis mzdových nákladů se uvádí hrubá mzda a program vypočítá automaticky odvod sociál. a zdravot. pojištění. Tento výpočet v tabulce se např. o 1,- Kč rozchází se skutečně odvedenou částkou ze mzdy. Jakou částku máme vyúčtovat?
Odpověď:
Účtujte skutečně zaplacené částky mezd.
9. Pracovník, který je zaměstnán plným úvazkem ve službách sociálně terapeutické dílny dostává dotaci na mzdu (8000,- Kč), od Úřadu práce. Můžeme zbytek mzdových nákladů hradit ze zdrojů IP (asi 2-5 tisíc měsíčně)? Jestliže ano, můžeme tyto výdaje uplatnit i zpětně od ledna?
Odpověď:
Pokud zaměstnanec pracuje v projektu na plný úvazek, jsou mzdové výdaje nad částku dotace uznatelné. Mzdové výdaje nelze uplatnit zpětně od ledna. V žádném případě však není možné, aby docházelo k duplicitnímu financování. Z tohoto důvodu doporučuji pracovníka raději hradit celého z projektu, nebo nehradit z projektu vůbec (obzvlášť pokud by nebyl do IP zapojen v celém rozsahu).
10. Je možné vyhotovit jednu pracovní smlouvu pro zaměstnance, jehož úvazek je rozdělen do tří služeb (dvě z toho jsou v IP).
Např: 0,8 AD (v IP), 0,1 NOCL (není v IP) 0,1 NDC (v IP) - vše na jednom listu.
Odpověď:
Zaměstnanec může mít jednu pracovní smlouvu, ale v tomto případě bude mít tři dodatky či popisy pracovní funkce, ze kterých bude zřejmé, jakým úvazkem a za jakou částku se na jednotlivých službách podílí, v rozpisu mzdových nákladů bude figurovat pouze částka daného úvazku.
11. Jak je to s nutností vložení prezentace projektu financovaného z IP, na stránky ESF, jak se píše metodice na s.9: je tím míněn JMK jako hlavní příjemce dotace, nebo dodavatelé, či jednotlivý subdodavatelé se svými programy (sociálními službami)? Kdo do této databáze co vkládá?
Odpověď:
Tuto povinnost má JMK jako příjemce dotace.
12. Pro jednotlivé pracovníky tiskneme vizitky, a chceme se zeptat jak je to zde s povinnou publicitou. Obzvláště u streetworkeru, kde vizitka slouží i jako mini-letáček, je její plocha již využita kontakty, a základními informacemi o nabídce poskytovaných služeb. V metodice jsem na s. 8 našel zmínku o Drobných propagačních předmětech. Máme uplatnit tyto pravidla? Loga však budou opravdu miniaturní - nerozeznatelná.
Odpověď:
Bohužel nevím, o jaký se jedná formát, faktem zůstává, že publicita být musí. Zde doporučuji prostudovat Manuál vizuální identity OP LZZ 2007-2013 (http://www.esfcr.cz/file/7311/), kde na straně č. 51 jsou vzory vizitek, na straně č. 52 pak proporční schéma vizitky. Doporučuji, aby informace o službě, byly uvedeny na zadní straně vizitky. Samozřejmostí je zaslání graficky zpracovaného návrhu vizitky k odsouhlasení. V každém případě však musí být loga rozeznatelná a dobře viditelná.
13. Jak je to s velikostí loga samotného programu/služby, který naše organizace provozuje? Když to uvedu do souvislostí: na letáčku je povinné minimum publicity log IP, pak je tu (v dolní části, v náležité velikosti) logo poskytovatele, a PAK JEŠTĚ logo samotného programu. V našem případě: Loga IP/o.s. Ratolest Brno/Likusák. Jaké na něj máme vztahovat pravidla? Nebo je to "pouhý" obrázek, na nějž se nevztahují žádné velikostní proporce apod.? Tato otázka se nám zdá důležitá obzvláště v souvislosti s vizitkami pro streetworkery, a u malých informačních letáčků pro klienty, kde logo samotné služby pro nás hraje důležitou roli.
Odpověď:
Logo Vás, jako poskytovatele, by nemělo být větší než loga povinné publicity a na Vaše logo se nelze dívat jako na obrázek, proto při zpracování, prosím, postupujte dle dotazu č. 12.
14. Není nám tu jasné podle jakých pravidel máme při různých dodavatelích (ubytovnách), ale typově podobných akcích, postupovat. Vybíráme-li tedy ubytovnu pro pobytovou akci, při výše popsané situaci, máme postupovat podle pravidel do hodnoty 200 000,-, či podle pravidel nad 200 000,-? Prosíme o krátké zdůvodnění odpovědi, abychom v tom měli více jasno i pro případné jiné, podobné situace.
Odpověď:
Z popisu Vaší situace vyplývá, že tyto akce jsou sice plánované, ale není jasné kdy, kolikrát a za jakých podmínek, v jakém rozsahu. Tudíž probíhají dle aktuálních potřeb a jejich jednotková cena za pobyt se může lišit. V případě, kdy bude jasné, že např. uskutečníte tři konkrétní pobytové akce pro klienty, pak se dělit předmět zakázky nebude.
15. V nedávné době, a v rámci IP, jsme již jedno výběrové řízení uspořádali, a vyhrála právě ubytovna, ve které bychom chtěli pořádat i další akce během tohoto roku. Výběrové řízení proběhlo podle pravidel nad 200 000,- , neboť jsme si mysleli, že má být podle něj postupováno. Můžeme v takovém případě tohoto dodavatele oslovit znovu, bude-li se jednat o zakázku podle pravidel do 200 000,-.
Odpověď
Ano, můžete, avšak při dodržení zásady rovného zacházení, zákazu diskriminace a transparentnosti (+ odpověď č. 8).
16. Budeme-li muset jednat při výběru dodavatelů (ubytoven), podle pravidel pro zadávání zakázek nad 200 000,- můžeme opakovaně oslovit jednoho a toho samého dodavatele, na základě této věty: "Zadavatel nesmí vyzývat opakovaně stejný okruh dodavatelů, není-li to odůvodněno předmětem plnění veřejné zakázky či jiným zvláštními okolnostmi." (2.3.2.)? Domníváme se totiž, že výše popsané skutečnosti jsou dostatečným odůvodněním či zvláštní okolností.
Odpověď:
Při realizaci veřejné zakázky nad 200 tis. Kč zadavatel nesmí vyzývat opakovaně stejný okruh dodavatelů, není-li to odůvodněno předmětem plnění veřejné zakázky či jinými zvláštními okolnostmi, kdy je nutné zdůvodnit, v čem tyto zvláštní okolnosti spočívají. Samozřejmě okruh dodavatelů neznamená, že nemůžete jednoho ze tří dodavatelů oslovit znova, neboť je možné oslovit další dva nové dodavatele a okruh dodavatelů není stejný. Ideální je vždy vybírat dodavatele s nejnižší nabízenou cenou, který splní požadované podmínky na zajištění odpovídajícího ubytování při dodržení zásady transparentnosti, nediskriminace a rovného zacházení..
17. Přitom bychom rádi jednali podle pravidel do hodnoty 200 000,- neboť to nám umožňuje v rámci tohoto roku, a v některých případech i letech dalších, oslovovat jednoho a téhož dodavatele (ubytovnu) - jak již bylo řečeno z důvodů znalosti místních podmínek, vhodnosti okolí a připravenosti některých částí programu. Cena ubytování je přitom přiměřená místě plnění zakázky.Jako další možnost se nám jeví nějaký způsob "prodloužení smlouvy". Ale jelikož bude jiný počet klientů a ubytování již nebude v chatkách ale přímo v budově, budou i ceny, uvedené v původní zakázce, tentokráte jiné. K tomuto dotaz: Lze nějakým způsobem, za stávající situace, navázat na smlouvu z předchozího výběrového řízení?
Odpověď:
Prodloužení smlouvy by možné bylo, ale je nutné zůstat v režimu celkové ceny do limitu, ve kterém byla veřejná zakázka zadána. Nicméně pokud hodláte jezdit stále do stejného prostředí, doporučuji udělat jednu veřejnou zakázku dle počtu předpokládaných pobytů.
18. U firmy … jsme však opomenuli učinit "výzvu", tak jak je popisováno v metodice D9, článek 2.3.1 Může to činit při případných kontrolách problém? Máme tuto "výzvu" učinit dodatečně, na základě nového zjištění, že je to potřeba?
Odpověď:
V režimu do 200 tis. Kč je nutné dle metodiky doložit výzvu k předložení nabídky jednomu vhodnému dodavateli k podání cenové nabídky, případně zaslání objednávky. Výzva i objednávka musí být zaslány doporučeným dopisem nebo elektronicky nebo doručeny osobně proti písemnému potvrzení dodavatele o převzetí. Ve Vašem případě by neměl být problém se s dodavatelem domluvit na písemném potvrzení o převzetí.
19. Lze zakoupit z IP pérová zvířátka na dvůr travnatá plocha za domem? Jde o to, že se musí pevně spojit se zemí (zabetonovat) a nevíme do jaké kapitoly by se tato koupě eventuelně řadila. Jedno houpadlo stojí cca 11.000,- Kč.
Odpověď:
Z hlediska projektového toto souvisí s poskytovanou sociální službou, avšak z hlediska účetního se jedná o investici, jelikož je houpadlo pevně spojeno se zemí. Proto je tento výdaj neuznatelný.
20. Máme v nájmu skútr, lze příslušenství jako jsou přilby, řetěz na uzamčení, rukavice, olej apod. zakoupit přímo z IP?
Odpověď:
Pokud je provoz skútru nezbytný pro poskytování nasmlouvané sociální služby, pak nákup uvedeného je uznatelný náklad.
21. Jak je to s nutností vložení prezentace projektu financovaného z IP, na stránky ESF, jak se píše metodice na s.9: je tím míněn JMK jako hlavní příjemce dotace, nebo dodavatelé, či jednotliví subdodavatelé se svými programy (sociálními službami)? Kdo do této databáze co vkládá?
Odpověď:
Tuto povinnost má JMK jako příjemce dotace.
22. Můžeme do projektu zahrnout jízdné do Itálie pro klienta, který vyhrál účast na mezinárodním fotbalovém turnaji bezdomovců?
Odpověď:
Ano, pokud klient spadá do Vaší cílové skupiny.
23. Plánujeme výrobu vizitek a řešíme dodržení publicity a současně dodržení našeho interního Grafického manuálu, je možné, aby vizitka byla oboustranná? To znamená z jedné strany dle pravidel EU a z druhé dle pravidel našeho manuálu s i logotypem? Může vizitka obsahovat naše logo?
Odpověď:
Ano, je možné, aby byla vizitka oboustranná. Vaše logo může být na vizitce umístěno za podmínky, že nebude součástí řady log povinného minima publicity a že nebude větší jak loga povinného minima publicity.
24. Jak postupovat správně při realizaci metodiky D9, čl. 2.3.1., a to, jestli se má objednávka v režimu do 200 tis. Kč dávat dodavateli vždy bez ohledu na výši zakázky. Např. oprava přístroje (úhrada ve výši 350,-), oprava kola (za 800,-), nákup sekačky (12.000,-) apod.
Odpověď:
Objednávka je nutná pouze v rámci vyhlašovaných výběrových řízení. K drobným opravám či nákupům není nutné dokládat objednávku.
25. Je tedy pravdou, že pokud pracovník nesplňuje kvalifikaci podle zákona o sociálních službách a účastní se kurzu Pracovník sociálních služeb se zaměřením na přímou obslužnou péči, je tento výdaj neuznatelný?
Odpověď:
Zvyšování kvalifikace je neuznatelný výdaj. Prohlubování kvalifikace je uznatelný výdaj. Kvalifikační kurz pracovníka v sociálních službách je zvyšováním kvalifikace, neboť zaměstnanec v okamžiku nástupu do zaměstnání nemá potřebnou kvalifikaci pro výkon pracovníka v sociálních službách. Podmínku absolvování kvalifikačního kurzu je třeba splnit do 18 měsíců ode dne nástupu zaměstnance do zaměstnání. Do doby splnění této podmínky vykonává zaměstnanec činnost pracovníka v sociálních službách pod dohledem odborně způsobilého pracovníka v sociálních službách. Z dikce zákona o sociálních službách jednoznačně vyplývá, že zaměstnanec do doby absolvování kurzu nemá potřebnou kvalifikaci. Absolvování kvalifikačního kurzu je tudíž zvyšováním kvalifikace a neuznatelným výdajem.
26. Dotaz se týká zastupování zaměstnanců mezi jednotlivými službami IP. Může např. zaměstnanec služby AD (celý úvazek na AD) v nutném případě zastoupit zaměstnance NDC (obě služby se realizují v jedné budově), jak toto uvést ve výkazu práce?
Odpověď:
Ve výkazu práce se vykazuje skutečně vykonaná pracovní činnost (služba) tzn.ta, která je zařazena a hrazena z projektu. Pokud je vykazován zástup za jiného zaměstnance, který je po nějakou dobu nepřítomen, tak je to možné pouze za podmínek, že je tato pracovní činnost je zařazena a vykonávána v rámci projektu a je v souladu s personálním zajištěním uvedeným v registraci. Pracovní výkazy musí "kopírovat" pracovní smlouvy, tj. pracovní úvazky jednotlivých pracovníků zapojených do projektu v jednotlivých službách stejně jako máte na jednotlivé služby uzavřené smlouvy s JMK - každá SS má svou registraci, rozpočet aj.
27. Ve smlouvě s JMK, ani v metodikách OP LZZ, nedohledali informaci týkající se udržitelnosti projektu. Je naším názorem, že samozřejmě projekt (respektive sociální služby) bude i nadále udržitelný jako před začátkem IP, sociální službu nepřestaneme poskytovat, ale jde spíše o to, zda si musíme vytvořit nějakou finanční rezervu. Myslíme si, že nikoliv, že to v tomto projektu není možné a financování by se po ukončení IP mělo vrátit opět do doby před zahájením projektu, ale ráda bych k této věci měla i Vaše stanovisko.
Odpověď:
Udržitelností je vázán JMK jako příjemce dotace.
28. V zimním období chceme rozšířit službu nízkoprahového denního centra i o noční centrum a na jeho realizaci najmout na tři měsíce nového pracovníka. Domníváme se, že personální náklady na tohoto pracovníka jsou způsobilým nákladem IP, přesto bychom k tomuto nákladu rádi dostali vyjádření JMK.
Odpověď:
Předpokládáme, že se bude jednat o pracovníka odborného, tudíž tento musí být součástí registrace, resp. organizační struktury - zabezpečení sociální služby. Pokud tam bude uveden, není s uznatelností problém. Pokud by se jednalo o administrativní personál, upravíte pouze v monitorovací zprávě organizační schéma - pavouka - kterého jste předkládali na JMK jako součást nabídky.
29. Jako hlavní dodavatel máme v rámci individuálního projektu 5 subdodavatelů. Dle sdělení pracovníků JMK i monitorovací firmy je naší povinností "kontrolovat" způsobilost výdajů subdodavatelů a proto jsme si pro tuto činnost sjednali spolupráci s externím pracovníkem (DPP). Dle mého názoru se jedná o administrativní činnost, která má přímý vztah k poskytovaným sociálním službám u subdodavatelů a výdaje na tohoto pracovníka by tedy měly být způsobilými.
Odpověď:
Osobní náklady takového zaměstnance jsou způsobilé pouze za podmínky, že pracovní náplň takového zaměstnance má přímý vztah k poskytované sociální službě, tj. pracovní náplň takového zaměstnance musí mít přímý vztah k podpůrným (administrativním) činnostem poskytování sociálních služeb realizovaných v rámci projektu. Pokud náplň práce spočívá pouze v kontrole subdodavatelů, nejedná se o uznatelný výdaj z důvodu absence přímého vztahu náplně práce k poskytované sociální službě. Jedná se o nepřímý vztah a tudíž také o nepřímý výdaj. Uznatelný by se takový výdaj stal pouze v případě, kdyby takový pracovník například vykonával administrativní či účetní činnosti u poskytovatele, v rámci niž by mimo jiné byla zahrnuta také kontrola podkladů od subdodavatelů.
30. V rámci individuálního projektu jsme zakoupili např. službu - on-line právní předpisy, tato služba byla zaplacena v dubnu roku 2009 a týkala se období duben 2009 - březen 2010. V účetnictví byla tato služba časově rozdělena, tedy jako náklady roku 2009 a pomocí čas.rozlišení náklady roku 2010 (náklady příštích období). Do 2.monitorovací zprávy byla zahrnuta pouze část nákladů, tedy náklady týkající se roku 2009. Část nákladů vztahující se k roku 2010 zatím nebyla prokázána v žádné monitorovací zprávě, tuto část jsme chtěli uvést v první monitorovací zprávě roku 2010. Jaký měl být správný postup, když celkový výdaj proběhl v dubnu 2009?
Odpověď:
Celý výdaj budete uplatňovat v monitorovacím období, do kterého datumově spadá výdaj. Časové rozlišení následně účtujete dle zákona o účetnictví.
31. V metodickém pokynu v kapitole 3. Zařízení a vybavení se píše „Nákup nábytku a výdaje na opravy a údržbu položek, které nejsou způsobilé, je možno uplatnit do způsobilých výdajů po písemném schválení objednatelem za podmínky nezbytnosti vynaložení výdaje k zajištění kvality a kapacity poskytovaných sociálních služeb. Jak je to v případě oprav u subdodavatelů? Subdodavatel má písemně požádat koho?
Odpověď:
Subdodavatel bude žádat o souhlas JMK skrze poskytovatele. To znamená, že žádost musí podat poskytovatel, neboť ten má uzavřenou smlouvu s JMK.
32. Z důvodu zakoupení počítačů bylo třeba sjednat novou pojišťovací smlouvu, která zakládala povinnost zajistit okna mřížemi a dveře bezpečnostními zámky. Do kapitoly "zařízení a vybavení", položka "opravy a údržba" proto byly zahrnuty náklady na okenní mříže a bezpečnostní zámky. Jak je to v tomto případě s nutností schválení ze strany objednatele?
Odpověď:
V případě, že jsou zabezpečovací prvky v částce nad 40 tis. Kč, jedná se o technické zhodnocení budovy a z pohledu IP je tento výdaj neuznatelný. Stejně tak je tento výdaj neuznatelný, pokud není budova ve Vašem majetku.
33. U režijních výdajů má být stanovena metodika výpočtu a ta má být zachována po celou dobu realizace projektu. V případě např. nájemného či energie máme stanovený klíč jako procentický podíl plochy, která je využívána pro projekt, k celkové pronajaté ploše, kterou organizace využívá. V průběhu realizace projektu může dojít ke změně výměry plochy využívané pro projekt (změna využití kanceláře, přesun pracovníků mezi jednotlivými kancelářemi...). Pro rozúčtování některých nákladů v rámci činnosti Krizového centra (Krizové centrum zahrnuje činnosti KP, TKP, SAS a SPO) byl použit klíč odvozený od počtu kontaktů pro jednotlivé poskytované služby. Jedna z činností už nebude v dalším roce poskytována a proto bude třeba stávající klíč upravit. Jak je to v případě změn v použitém způsobu rozúčtování během realizace projektu?
Odpověď:
V monitorovacím období, do kterého bude změna spadat, popíšete tuto změnu v textové části MZ.
34. Finanční prostředky poskytnuté objednatelem dle čl. V. této smlouvy musí poskytovatel vést v účetnictví odděleně, tak aby uskutečněné příjmy a výdaje v souvislosti s plněním dle této smlouvy byly vedeny analyticky ve vztahu k prostředkům poskytnutým z dotace poskytnuté na základě rozhodnutí o poskytnutí dotace, tzn., že na účetních dokladech musí být jednoznačně uvedeno, že se vážou k rozhodnutí o poskytnutí dotace. V účetnictví organizace využíváme *střediskovou evidenci*, kdy pro každý finanční zdroj máme vyčleněno jedno středisko. Toto střediskové členění využíváme pro oddělenou evidenci účtové třídy 5. a 6. (nákladů a výnosů).
Příklad účtování:
Přijatá faktura za nájemné:
dle stanoveného způsobu rozúčtování jsou celkové náklady za nájemné rozúčtovány mezi poskytované služby (projekty):
518.800 / 321.000: 5.000,- středisko 01 (fin.zdroj dotace MMB), zakázka KP (soc.služba Krizová pomoc)
5.000,- středisko 02 (fin.zdroj dotace JmK), zakázka TKP (soc.služba Telefonická krizová pomoc)
10.000,- středisko 03 (fin.zdroj příjem za službu IP), zakázka SAS (soc.služba Sociálně aktivizační služby pro rodiny s dětmi)
10.000,- středisko 04 (fin.zdroj příjem za službu IP), zakázka IC (soc.služba Intervenční centrum)
5.000,- středisko 05 (fin.zdroj státní příspěvek SPO), zakázka SPO (služba zařízení pro děti vyžadující okamžitou pomoc)
protože naše organizace poskytuje 5 různých služeb, budou náklady rozúčtovány minimálně na pět částí, v praxi to většinou bývá více, protože ne každá poskytovaná služba má pouze jeden finanční zdroj. Skutečná úhrada je potom zaúčtována: 321 / 221 v celkové částce. Z účetnictví je patrno, že celý výdaj byl uhrazen a střediskového členění už u tohoto účetního případu není. Je tento způsob dostatečný?
Odpověď:
Tento způsob je dostačující – v analytické evidenci střediska je zřejmé, že např. na službu IC je účtováno 10.000,- Kč. Na originálu účetního dokladu je pak razítko IP, u něj číslo smlouvy uzavřené s JMK a konkrétní částka, která jen na danou službu účtována.
35. Poskytovatel je povinen předkládat kopie těchto dokladů nad 10 000 Kč spolu s fakturami podle čl. V. smlouvy. V případě dokladu např. za nájemné kdy jeho celková částka je 20.000,- Kč a z individuálního projektu je uhrazena částka 5.000,- Kč, má být přiložena kopie tohoto dokladu? Nebo se mají přikládat pouze kopie dokladů, u kterých je překročeno 10.000,- Kč hrazených z individuálního projektu?
Odpověď:
Součástí monitorovací zprávy jsou kopie účetních dokladů, kdy částka zahrnutá k proplacení z OP LZZ je vyšší jak 5 tis. Kč (od listopadu 2009 vyšší než 10 tisíc Kč).
36. Vyplnění tabulky rozpis mzdových nákladů: Pracovník s hrubou mzdou např. 21.000,- při 1,0 prac.úvazku se podílí na realizaci více sociálních služeb. Dle mzdového výměru je jeho mzda rozdělena následovně:
Pracovník A
prac.úv. 0,25 služba SAS zákl.mzda 5.000,- příplatek 1.000,- mzda celkem 6.000,-
prac.úv. 0,50 služba IC zákl.mzda 10.000,- příplatek 0,- mzda celkem 10.000,-
prac.úv. 0,25 služba KP zákl.mzda 5.000,- příplatek 0,- mzda celkem 5.000,-
sjednaná mzda celkem 21.000,-
Protože jen k některé z poskytovaných soc.služeb je sjednán příplatek, není hodinová sazba pro všechny poskytované služby stejná. Je způsob vyplnění tabulky rozpis mzdových nákladů správný (viz příloha)?
Odpověď:
V rozpisu mzdových nákladů pro službu SAS vykážete příplatek na samostatném řádku.
37. V souvislosti s otázkami kolem osobních nákladů bych si chtěla ujasnit způsobilost výdajů v případě pozice externího pracovníka. Jako hlavní dodavatel máme v rámci individuálního projektu 5 subdodavatelů. Platí stále povinnost hlavního dodavatele „kontrolovat“ způsobilost výdajů u subdodavatelů? Pro tuto činnost jsme si sjednali spolupráci s externím pracovníkem (DPP). Dle mého názoru, jestliže máme jako hlavní dodavatel zodpovídat za uznatelnost výdajů u subdodavatelů, lze činnost externího pracovníka chápat jako administrativní činnost, která má přímý vztah k poskytovaným sociálním službám u subdodavatelů a výdaje na tohoto pracovníka by tedy měly být způsobilými.
Odpověď:
Osobní náklady takového zaměstnance jsou způsobilé pouze za podmínky, že pracovní náplň takového zaměstnance má přímý vztah k poskytované sociální službě, tj. pracovní náplň takového zaměstnance musí mít přímý vztah k podpůrným (administrativním) činnostem poskytování sociálních služeb realizovaných v rámci projektu. Pokud náplň práce spočívá pouze v kontrole subdodavatelů, nejedná se o uznatelný výdaj z důvodu absence přímého vztahu náplně práce k poskytované sociální službě. Jedná se o nepřímý vztah a tudíž také o nepřímý výdaj. Uznatelný by se takový výdaj stal pouze v případě, kdyby takový pracovník například vykonával administrativní či účetní činnosti u poskytovatele, v rámci niž by mimo jiné byla zahrnuta také kontrola podkladů od subdodavatelů. Bylo již zodpovězeno 9.11.2009 v odpovědích IV.
38. Přílohy k monitorovací zprávě: prohlášení poskytovatele sociální služby k Rozpisu mzdových nákladů zaměstnanců podílejících se na realizaci služby má být vystaveno za každý měsíc samostatně. Jestliže proběhly výplaty čistých mezd a odvodů v různých termínech (např. mzdy byly vyplaceny 8. a 9.10. a odvody 10.10.2009), stačí vystavit za měsíc říjen jedno prohlášení s datem vystavení po 10.10.2009?
Odpověď:
V Prohlášení se uvádí datum odvodů, tj. ve Vašem případě bude vyhotoveno jedno Prohlášení s datem 10. 10. 2009.
39. Seminář „Jak nepřijít o dotaci……“, jako finanční manažer projektu SAS (prac.úvazek 0,25) a projektu IC (prac.úvazek 0,05) jsem se zúčastnila odborného semináře pro účetní v neziskových organizacích. Je výdaj za odborný seminář spolu s cestovním příkazem způsobilým výdajem projektu?
Odpověď:
Je zřejmé, že se ve Vašem případě nejedná o zvýšení kvalifikace, tudíž jsou výdaje spojené se seminářem uznatelné.
40. Stále platí, že smlouva o pojištění odpovědnosti je smlouva, která byla dokládána při registraci sociálních služeb?
Odpověď:
Ano, ale musí být v souladu s článkem IV., bod 11. smlouvy o poskytování sociálních služeb ve stanovené lhůtě doložena (originál, ověřená kopie).
41. Publicita projektu - kde všude je nutné mít loga (dodatky pracovních smluv, vchod do organizace apod.), můžeme již začít s přípravou např. samolepek k označení v souvislosti s projektem?
Odpověď:
Samolepky a informační tabule budou zajištěny Jihomoravským krajem z důvodu jednotné podoby.
42. Formuláře OPLZZ - zda se na nás jako na subdodavatele vztahuje povinnost vyplňovat a používat formuláře OP LZZ (výkaz práce, soupiska nákladů, soupiska hmot. majetku, podpisové vzory, cestovní náhrady apod.) ? Jejich použití vyplývá z Manuálu pro příjemce finanční podpory OP LZZ, který je závazný i pro nás subdodavatele - viz. smlouva.
Odpověď:
Je potřeba postupovat v souladu se smlouvou a stanovenými podmínkami, které je nutné dodržovat.
43. Pracovní smlouvy, náplně práce - jakou formou vyřešit u stávajících zaměstnanců tuto kapitolu v souvislosti s projektem - formou dodatku k PS? Bude nutné pracovní smlouvy a pracovní náplně dodat dodavateli?
Odpověď:
Je dostatečné doplnit činnosti do stávajícího popisu pracovního místa s účinností od 1.1.2009.
44. Je nutné uzavírat dodatek k pracovním smlouvám na činnost SAS k IP?
Odpověď:
Ne.
45. Přímé/nepřímé náklady – procentuálně či doložkou?
Odpověď:
Lze uplatnit pouze přímé náklady.
46. Jak je to s povinností uzavírat písemné dohody s klienty na specifický projekt v případě některých programů (přednášky apod.)?
Odpověď:
Smlouva o poskytování sociální služby s uživatelem nemusí mít vždy písemnou formu, zejména u terénních služeb se to nepředpokládá. Je však potřebné o aktivitách mít provedený písemný záznam a doloženou např. prezenční listinu účastníků.
47. Dle metodiky způsobilých výdajů: čas skutečně strávený realizací projektu je třeba dokladovat pracovními výkazy jednotlivých osob zapojených do realizace (netýká se dodavatelů). Je třeba v rámci individuálního projektu vést pro každého zaměstnance podílejícího se na realizaci SASu pracovní výkaz? V případě, že ano, co má pracovní výkaz obsahovat?
Odpověď:
Ano. K dispozici je vzor pracovního výkazu.
48. Dle metodiky způsobilých výdajů: pokud se zaměstnanec podílí přímo na projektu pouze částí svého pracovního úvazku, musí být výdaje související s jeho pracovní činností rozděleny na základě prokazatelného kritéria na výdaje související s projektem a na výdaje s projektem nesouvisející.Použití zvoleného kritéria musí být žadatel (partner) schopen kdykoliv (v průběhu i po skončení projektu) doložit. Kritérium pro rozdělení pracovních úvazků v rámci služeb Krizového centra, je odvozeno od procentického podílu počtu kontaktů v jednotlivých soc. službách. Procentický podíl je stanoven vždy k 1.1. dle statistických údajů z předchozího kalendářního roku ( s přihlédnutím na reálný odhad o počtu kontaktů v daném kal.roce). Je pro potřeby uznatelnosti nákladů výše uvedené kriterium dostatečné?
Odpověď:
Ano.
49. Dle metodiky způsobilých nákladů: v rozpočtu projektu budou stanoveny jednotkové mzdové náklady zvlášť pro každou plánovanou pracovní pozici v realizačním týmu v závislosti na typu pracovního poměru. Schválené jednotkové mzdy projektových pracovníků jsou po celou dobu realizace projektu závazné. Není tedy možné, aby v průběhu realizace projektu došlo ke zvýšení základní mzdy?
Odpověď:
Možné to je, metodika hovoří o pracovnících projektového týmu.
50. Je třeba v rámci soc.služby SAS vést přehled telefonních hovorů?
Odpověď:
Ano. (např. rozlišit předčíslím nebo mechanické zapisování kontrolované s výpisem provozovatele tel. služeb).
51. Musí mít organizace pro soc. službu SAS zřízen samostatný bankovní účet?
Odpověď:
Ne.
52. Náklady hrazené z prostředků ESF jsou dle metodiky způsobilých nákladů rozděleny do kapitol (osobní náklady, služby, místní kancelář...), u jednotlivých kapitol je stanoven max. možný procentický podíl z celkových nákladů. Např. služby mohou být max. 49% z celkových způsobilých nákladů?
Odpověď:
U služeb limity nejsou (viz. Příručka pro příjemce str. 25 – 26).
53. Jaké je procento nepřímých nákladů projektu?
Odpověď:
0%
54. Pokud jsou náklady na provoz zařízení vyšší než je finanční částka z IP JMK, lze na dofinancování použít další zdroje? Pokud ano, tak jaké (dotace obce, příjmy od klientů, sbírky, sponzorské dary,…)?
Odpověď:
Na dofinancování lze použít pouze příjmy od klientů, které souvisí s poskytovanou službou v rámci projektu. (Náklady na poskytovanou službu = rozpočet projektu + příjmy od klientů). Příjmy od klientů budou vykazovány měsíčně. Další získané finanční zdroje (dotace obce, sbírky, sponzorské dary,…), jsou nad rámec projektu a lze je použít na náklady provozu zařízení. Ty v rámci projektu nebudou vykazovány.
55. Jaké aktivity jsou povinnou součástí projektu v oblasti nízkoprahových denních center a azylových domů?
Odpověď:
Viz zákon o sociálních službách č. 108/2006 Sb., vyhláška č. 505/2006 Sb., a zadávací dokumentace.
56. Jak, resp. kdy zaúčtovat zálohy na energie?
Odpověď:
Dodavatel distribuční soustavy dává každému odběrateli na příslušné období rozpis měsíčních záloh. Každý odběratel na základě vlastní zkušenosti má možnost si s distributorem vyjednat výši záloh odpovídající skutečnosti (výše odběru, zvýšení nebo snížení cen) a je na jeho odpovědnosti, jak ji nasmlouvá. Ve sjednané smluvní výši budou zálohy odběratelem (poskytovatelem sociální služby) měsíčně zaúčtovány. V letech 2009, 2010, 2011 bude možnost vždy vyrovnat doplatky a přeplatky v rámci projektu. V roce 2012 bude nedoplatek k tíži odběratele, pokud se bude jednat o přeplatek, tak bude vrácen na účet Jihomoravského kraje a dále řídícímu orgánu (MPSV).
57. Je možné finanční prostředky získané od sponzorů nebo ze sbírek použít na službu?
Odpověď:
V rámci projektu nelze, prostředky je možné na službu použít, ale je nutné je vést odděleně od projektu a takto je i vykazovat a vést v rámci účetnictví.
58. Lze dát Jihomoravským krajem k dispozici jednotný tiskopis k vykazování změn?
Odpověď:
Změny budou dodavatelé vykazovat v průběžných zprávách předkládaných čtvrtletně, osnova je přiložena k zápisu.
59. Samolepky, cedule – zajistí Jihomoravský kraj i pro subdodavatele?
Odpověď:
Ano.
60. Očkování zaměstnanců, kteří pracují s rizikovými klienty (např. s narkomany) – lze dát do způsobilých výdajů?
Odpověď:
Pokud je očkování povinné, lze uvést do způsobilých výdajů, a to do nákupu služeb.
61. Inspekce kvality soc. služeb – do jakých výdajů patří, pokud je povinná? Školení bezpečnosti práce je ze zákona povinné, tedy lze dát do výdajů?
Odpověď:
Školení bezpečnosti práce povinné ze zákona patří do nákupu služeb. Inspekci si dodavatel NENAKUPUJE !
62. Pokud z projektu nelze hradit některé výdaje, ale najde se jiný způsob financování těchto výdajů, není problém s tím, jak je dodavatel schopen „zabezpečit“ poskytování služby? Podobná otázka nastává v případě, že dodavatel čerpá z projektu pouze mzdové prostředky.
Odpověď:
Toto trochu záleží na postavené smlouvě, pokud dodavatel čerpá pouze mzdové prostředky a někde např. ve smlouvě nebo v čestném prohlášení uvede, že ostatní výdaje bude financovat z jiných zdrojů (nesmí to být ale veřejné prostředky) tak, aby byl schopen zabezpečit poskytování služby, je vše v pořádku. A dodavatel je také vázán i registrací a dodržením všech podmínek s řádnou registrací poskytované služby spojenou, tudíž i se zajištěním takové služby. Dodavatel nesmí čerpat na stejnou registrovanou službu peníze z projektu a např. peníze z MPSV. Souběh dotací není možný.
63. Stravenky poskytované klientům – o kterou kapitolu výdajů se jedná? Je to přímá podpora nebo nákup služeb?
Odpověď:
Jedná se o nákup služeb.
64. Při nákupu osobního automobilu (ne na leasing) lze uplatňovat odpisy za období projektu jako způsobilé výdaje, pokud jsou dodrženy podmínky uvedené v metodice? U odpisů obecně – jak mají být doloženy? Lze např. předpisem – dohadnou položkou každý měsíc? Jakým způsobem se bude postupovat při případné kontrole odpisů?
Odpověď:
Odpisy při dodržení podmínek v metodice lze brát jako způsobilý výdaj. Doložit se musí prohlášení, že nebyl majetek pořízen z veřejných zdrojů, dále Přehled odpisů příloha č.7 MZ OP LZZ, který lze nahradit odpisovým plánem a metodikou alikvotního podílu. Tento rozpis dokladů, které se předkládajíjako součást MZ nebo které jsou pak kontrolovány na místě při kontrole, najdete v Příloze D10 Pokyny k vyplnění monitorovacích zpráv. Doklad o zakoupení případně doklad o pořizovací ceně se kontroluje až kontrolou na místě. Odpisy se dokládají ke každé MZ dle sledovaného období. Dobře Vás navede vyplňování Přílohy č.7 Odpisy.
65. V důsledku pozdních plateb dodavatelům byly odvody za SP a ZP ze začátku projektu odeslány později, z toho důvodu došlo k penalizaci za odvody. Jsou to způsobilé výdaje projektu?
Odpověď:
Penále není způsobilý výdaj projektu.
66. Nový poskytovatel má kromě mzdových výdajů největší výdaje za zdravotnický materiál – testy pro klientky, a brožurky. Do které kapitoly budou patřit tyto výdaje – do přímé podpory nebo nákupu služeb? Podotýkám, že testy jsou podmínkou pro službu.
Odpověď:
Brožurky jako spotřební materiál by měly být v kapitole Místní kancelář, zdravotnický materiál a provozní materiál jak bylo dohodnuto již dříve v kapitole 03.02. Testy pro klienty patří do přímé podpory - kapitola 07.
67. Při nabytí budovy bezplatným způsobem je možné uplatňovat do výdajů její odpisy?
Odpověď:
Pokud bude známa hodnota převzatého majetku (odhadní nebo oceňovací), pak lze vypočítat odpisy a uplatňovat do výdajů. Pokud budete zařazovat ale budovu v hodnotě 0, nemáte z čeho vypočítat odpisy.
68. Vstupenky pro klienty na kulturní a společenské akce – do přímé podpory nebo jako nákup služeb?
Odpověď:
Pokud jsou pro poskytování služby nezbytné, pak se jedná o nákup služeb. Musí ale souviset s registrovanou službou a mělo by se jednat např. o fakultativní služby poskytované v rámci registrované služby. Nemám další konkrétní informace, tudíž nemohu jinak specifikovat.
Poznámka: vždy se musí sledovat, že kraj si objednává a hradí nasmlouvané sociální služby a způsobilými výdaji jsou výdaje spojené právě s jejím poskytováním, nikoliv pouze chod samotné organizace.
69. Jak postupovat v případě, že např. v soupisce účetních dokladů za duben uvádějí subdodavatelé výdaje za mzdy, které byly proplaceny v březnu a jsou to mzdy na měsíc leden a únor??? Jde především o to, že poté fakturu vystavují za realizované služby v měsíci dubnu. Chápu, že se může stát takový případ, kdy jakékoliv výdaje budou zaúčtovány později (možná i daleko později), než byly uhrazeny.
Odpověď:
Výdaje jsou vždy v tom měsíci, kdy jsou uhrazeny, tj. přestože jsou to NÁKLADY měsíce např. ledna, ale proplacené až v dubnu, jsou to VÝDAJE měsíce dubna. Tady je důležité zjistit, jestli tyto náklady neměli subdodavatelé už v minulé soupisce, ale to by se nemělo stát, pokud jedeme na příjmy a výdaje.